Refuser la mutuelle d’entreprise : les cas de dispense

Un salarié vous annonce qu’il ne veut pas de la mutuelle. Deux réactions vous exposent : accepter sans vérifier, ou refuser alors que la loi l’y autorise. Voici les cas qui ouvrent droit à une dispense, ceux qui n’existent que si votre acte les prévoit, et le dossier à conserver.

Refuser la mutuelle d’entreprise, c’est demander une dispense d’adhésion : l’autorisation de ne pas s’affilier au régime frais de santé collectif de l’employeur, ouverte dans les seuls cas limitativement énumérés par le code de la sécurité sociale et, pour une partie d’entre eux, à la condition que l’acte instituant le régime les ait expressément prévus. Le mot « refus » est trompeur : le salarié demande à sortir d’une obligation, et c’est vous qui portez la charge de la preuve. L’obligation de mettre en place le régime est traitée à part, dans notre article sur la mutuelle d’entreprise obligatoire.

Le principe : l’adhésion est obligatoire, la dispense est l’exception

Un régime frais de santé n’ouvre droit à l’exonération de cotisations sur la part patronale que s’il est collectif et obligatoire. Votre avantage social tient au fait que personne ne choisit. Chaque dispense grignote ce caractère obligatoire : elle n’est tolérée que parce qu’un texte l’a prévue.

Un salarié ne peut donc pas se dispenser par convenance. Ni bonne santé déclarée, ni cotisation jugée trop chère, ni préférence pour son courtier. Si sa situation ne correspond à aucun cas listé, vous l’affiliez et vous prélevez sa quote-part sur le bulletin de paie, au besoin sans son accord.

Symétriquement, refuser une dispense de droit vous met en faute : ces cas s’imposent quelle que soit la rédaction de votre acte.

Les dispenses de droit : celles que vous ne pouvez pas refuser

L’article D. 911-2 ouvre la dispense, à l’initiative du salarié, dans trois situations. Le salarié bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire (article L. 861-3), jusqu’à la date où il cesse d’en bénéficier. Le salarié déjà couvert par une assurance individuelle de frais de santé au moment de la mise en place des garanties, ou de son embauche si elle est postérieure : la dispense joue jusqu’à l’échéance de ce contrat, pas au-delà.

Enfin le salarié qui bénéficie déjà, pour les mêmes risques et y compris comme ayant droit, de prestations servies au titre d’un autre emploi : contrat collectif obligatoire d’une autre entreprise, dispositif des agents de l’État ou des collectivités territoriales, contrat de groupe « loi Madelin » du 11 février 1994, régime local d’Alsace-Moselle, régime des industries électriques et gazières.

S’y ajoute une protection souvent oubliée : l’article 11 de la loi Évin du 31 décembre 1989 interdit de contraindre à cotiser contre son gré un salarié déjà employé avant la mise en place du régime par décision unilatérale. Si vous instaurez la mutuelle par DUE avec une cotisation salariale, vos salariés en poste ce jour-là peuvent refuser. Ceux embauchés ensuite, non.

Les dispenses facultatives n’existent que si votre acte les prévoit

C’est le point que la plupart des contenus escamotent. L’article R. 242-1-6 énumère d’autres facultés de dispense, mais les subordonne à une condition sèche : elles doivent être prévues dans l’acte juridique qui institue le régime. Décision unilatérale, accord d’entreprise ou de branche : si le texte est muet, la dispense n’existe pas, même quand le salarié remplit toutes les conditions de fond.

Sont visés les salariés et apprentis en CDD ou contrat de mission d’une durée au moins égale à douze mois, à charge de justifier par écrit d’une couverture individuelle souscrite ailleurs ; ceux dont le contrat dure moins de douze mois, sans même avoir à produire de couverture ; les salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion les conduirait à payer une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute.

La décision se prend donc en amont : relisez votre acte avant la première demande. Mal rédigé, il vous laisse deux mauvaises options : refuser une dispense légitime, ou l’accorder hors cadre.

Salarié couvert par la mutuelle de son conjoint : le cas le plus fréquent

Votre salariée est déjà couverte comme ayant droit par le contrat collectif obligatoire du conjoint et ne veut pas payer deux fois. Ce cas relève du 3° de l’article D. 911-2 : c’est une dispense de droit, que votre acte l’ait prévue ou non.

Un débat a longtemps porté sur un détail décisif : fallait-il que la couverture des ayants droit soit elle-même obligatoire dans le régime du conjoint ? La Cour de cassation a tranché le 7 juin 2023 (chambre sociale, pourvoi n° 21-23.743, publié au bulletin) : la dispense « n’est pas subordonnée à la justification qu’il bénéficie en qualité d’ayant droit à titre obligatoire ». Il suffit que le régime du conjoint soit, lui, collectif et obligatoire.

Ne confondez pas avec la situation inverse, réglée par l’article D. 911-3 : si c’est votre régime qui couvre obligatoirement les ayants droit, le salarié peut demander à en dispenser son conjoint et ses enfants déjà couverts ailleurs.

CDD courts et temps très partiels : un régime à part

Le III de l’article L. 911-7 ouvre une dispense de droit aux salariés en CDD ou contrat de mission lorsque la durée de la couverture collective dont ils bénéficieraient est inférieure à trois mois — seuil fixé par l’article D. 911-6 — et qu’ils justifient d’une couverture respectant les conditions du contrat responsable (article L. 871-1). Cette durée se compte à partir de la prise d’effet du contrat de travail.

Pour les temps très partiels, aucune dispense automatique n’est liée au nombre d’heures. Le seul levier de droit commun reste le critère des 10 % de la rémunération brute, mobilisable uniquement si votre acte l’a prévu. En revanche, un accord de branche ou d’entreprise peut substituer à l’affiliation le versement santé, une somme versée au salarié pour financer son contrat individuel, pour les contrats d’au plus trois mois ou d’une durée de travail n’excédant pas 15 heures par semaine (articles L. 911-7-1 et D. 911-7).

Sur un remplacement de six semaines ou un contrat de 12 heures, vérifiez dans cet ordre : votre convention collective de branche, puis votre acte d’entreprise.

La demande écrite et le dossier que l’URSSAF vous réclamera

Les articles D. 911-2 et R. 242-1-6 posent la même exigence : « l’employeur doit être en mesure de produire la demande de dispense des salariés concernés ». Elle vient donc du salarié, par écrit, jamais d’une case que vous cochez ni d’un accord oral. Pour les dispenses prévues par l’acte, la demande doit en outre mentionner que le salarié a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix.

Attendez de chaque demande qu’elle identifie le salarié et son contrat, vise le cas invoqué, porte une date et une signature, et soit accompagnée du justificatif : attestation de couverture, échéance du contrat individuel, attestation de complémentaire santé solidaire. Pour la dispense au titre d’une couverture collective détenue par ailleurs, le texte impose une justification chaque année. Le document réclamé par le salarié affilié, lui, relève d’une autre logique : voir notre article sur l’attestation employeur de mutuelle.

Conservez ces demandes avec l’acte instituant le régime et le contrat d’assurance. En contrôle, l’absence de demande écrite se traite comme une atteinte au caractère obligatoire du régime. L’article L. 133-4-8 permet un redressement proportionné plutôt qu’une remise en cause de l’exonération sur l’ensemble du régime. Ce tempérament tombe si l’irrégularité traduit un avantage personnel ou une discrimination, ou si elle a déjà fait l’objet d’une observation lors d’un précédent contrôle.

Vos questions, nos réponses

Un salarié peut-il refuser la mutuelle d’entreprise sans motif ?

Non. L’adhésion est obligatoire et la dispense n’est ouverte que dans les cas listés par le code de la sécurité sociale : complémentaire santé solidaire, assurance individuelle en cours, couverture acquise au titre d’un autre emploi ou comme ayant droit, CDD couvert moins de trois mois, salarié présent avant une mise en place par décision unilatérale. S’y ajoutent des cas facultatifs, valables uniquement si l’acte les prévoit. Hors de cette liste, l’employeur affilie le salarié et prélève sa quote-part, même contre son avis.

Que perd un salarié qui se dispense d’adhérer ?

Deux choses. D’abord la participation de l’employeur : celui-ci finance au moins la moitié de la cotisation (article L. 911-7 III), et cette part n’est ni versée en salaire ni transformée en prime, sauf versement santé applicable. Ensuite la portabilité : le maintien gratuit des garanties après la rupture du contrat, jusqu’à douze mois, suppose que les droits aient été ouverts chez le dernier employeur (article L. 911-8). Un salarié jamais affilié n’a rien à maintenir et se retrouve seul avec son contrat individuel.

La dispense doit-elle être renouvelée chaque année ?

Cela dépend du cas. Pour un salarié couvert par ailleurs par une couverture collective, quand cette dispense figure dans l’acte au titre de l’article R. 242-1-6, le texte impose de le justifier chaque année. Pour les dispenses de droit de l’article D. 911-2, aucun renouvellement périodique n’est imposé : la dispense est bornée par la situation elle-même, fin de la complémentaire santé solidaire, échéance du contrat individuel, perte de la couverture du conjoint. Une revue annuelle reste la pratique la plus sûre : c’est vous qui devrez prouver sa validité.

Que risque l’employeur si une dispense est mal justifiée ?

Une remise en cause de l’exonération sociale sur son financement du régime. L’URSSAF vérifie l’acte, le contrat d’assurance et les demandes de dispense. Sans demande écrite, le caractère obligatoire du régime est contesté. L’article L. 133-4-8 prévoit un redressement proportionné aux sommes en cause plutôt qu’une réintégration de l’ensemble des contributions patronales, mais il ne s’applique ni en cas d’avantage personnel ou de discrimination, ni si la même irrégularité a déjà fait l’objet d’une observation lors d’un précédent contrôle, dans la limite de cinq années civiles.